«Boa, heute springe ich von Termin zu Termin – und gestern hatte ich keinen einzigen!» Mit diesen Worten schlüpft Meli in die kleine Sitzungsbox, die ich für unser gemeinsames Gespräch reserviert habe – während ich schon gedanklich am Start dieses Textes bin, für den mir Meli unbewusst den perfekten Opener geliefert hat. Dass Meli nämlich von Meeting zu Meeting seckeln muss, ist genauso repräsentativ für ihren Job wie die Tatsache, dass sie nur einen Tag zuvor in keinem einzigen Google-Call gesessen ist. Meli ist eine von zwei Projektleiterinnen bei NEOVISO – und arbeitet damit in einem der abwechslungsreichsten Jobs, den wir bei NEOVISO zu bieten haben.

‍

Was macht man als Project Managerin bei NEOVISO

Zu unserem Glück haben wir es dieses Mal mit einer Berufsbezeichnung zu tun, die zuerst mal keine grossen Englisch Fähigkeiten voraussetzt – und mit einem Job, den man auch ausserhalb des Agenturalltags regelmässig antrifft.Als Projektleiterin macht Meli nämlich genau das, was im Namen steht: Sie leitet die Projekte von NEOVISO. Bedeutet konkret: Sie ist verantwortlich für die Einhaltung von Timings, hat das Budget im Griff, und steht im ständigen Austausch zu unseren Kund:innen. Dabei tanzt sie immer auf mehreren Hochzeiten gleichzeitig – aktuell leitet sie nämlich ganze 11 Projekte.

Durch die Tatsache, dass Projektleiter:innen häufig der einzige direkte Kontakt von Kund:innen zur Agentur sind, agiert Meli in ihrer Rolle als Bindeglied zwischen innen und aussen. So arbeiten auf fast all unseren Projekten mehrere Personen – häufig eine Kombination aus Strategy Department und Studio Department. Je nach Projekt kann es gut vorkommen, dass über zehn Personen in unterschiedlichen Rollen beteiligt sind. Da wäre es ganz schön effizient, wenn alle zehn Nasen in jedem Mail im CC stehen würden – oder sogar bei jedem Telefonat dabei wären.Hier kommt Meli ins Spiel: Als Projektleiterin sorgt sie dafür, dass Informationen immer die relevanten Personen erreichen. Damit das gelingt, müssen aber alle Informationen zuerst bei Meli ankommen – und genau deshalb hat sie überall ihre Finger im Spiel und sitzt teilweise den ganzen Tag in Meetings. Wer sich nun denkt: «Wieso macht sie sich das Leben nicht einfach und verteilt die Meetings einfach auf zwei Tage?» – in der Theorie macht das Sinn, in der Praxis ist Meli in ihrer Rolle jedoch stark fremdgesteuert. Termine und Meetings müssen immer in Absprache mit den Kund:innen vereinbart werden – und so kann es durchaus mal vorkommen, dass alle Ansprechpersonen auf den Projekten zufälligerweise am gleichen Tag ein Meeting möchten.

‍

So sieht der Alltag einer Projektleiterin aus

Wie immer in diesem Blog, geht es eigentlich darum, einen Tag im Leben von jemanden aus NEOVISO zu porträtieren. Während ich bei anderen Rollen noch die Hoffnung hatte, dass ein einigermassen exemplarischer Tag beschreibbar ist, wusste ich dieses Mal schon aus eigener Erfahrung, dass das bei Meli nicht möglich ist. Arbeitet man auf 11 Projekten gleichzeitig, sieht jeder Tag anders aus. Während gewisse Projekte kurz vor dem Abschluss stehen und engen Austausch mit den Kund:innen benötigen, befinden sich andere erst in den Startlöchern und brauchen zuerst ein sauberes Onboarding vom internen Projektteam. Und genau diese unterschiedlichen Phasen spiegeln sich auch in Melis Büroalltag wider. Die einzigen Regelmässigkeiten, die sie selbst in ihrem Alltag identifiziert, sind jene, die sie selbst steuern kann. Einerseits versucht sie, immer um 8 Uhr ins Büro zu kommen. Anschliessend prüft sie als Erstes ihre Mails und Chat-Nachrichten: Gibt es neue Anfragen von Kund:innen – oder intern neue Assets, die weitergeleitet werden müssen? Neue Aufgaben plant sie dabei immer akribisch in ihren Kalender ein, der gleichzeitig ihre tägliche To-do-Liste abbildet. Der grosse Unterschied zu klassischen To-do-Listen: Dieser Kalender ist dynamisch und verändert sich im Stundentakt. Denn auf keinen Job bei NEOVISO trifft der Ausdruck «Irgendöppis cha immer dezwüsche cho!» wohl so gut zu wie auf den von Meli.

Klingt irgendwie ziemlich nervenaufreibend und fordernd? Nicht für Meli. Auf die Frage, ob sie lieber smoothe oder ein bisschen holprige Projekte habe, antwortet sie nach kurzem Überlegen: «Beides. Natürlich sind smoothe Projekte für mein Nervensystem und den Cortisolspiegel wohl ein bisschen gesünder – aber Projekte, die holprig verlaufen, bringen häufig eine gesunde Portion Challenges mit sich. Und schlussendlich lerne ich bei solchen Projekten immer wieder etwas Neues dazu.» Gleichzeitig lebt Meli für die Abwechslung in ihrem Job – und könnte aus der Pistole heraus keine einzelne Arbeit nennen, die sie im Tausch gegen ihren Alltag stundenlang machen würde. Da trifft es sich wohl ausserordentlich gut, dass der Alltag einer Projektleiterin eh nur selten einen längeren Block ungestörter Arbeitszeit bietet – häufig klingelt da das Telefon schon, bevor man überhaupt nur Fokuszeit sagen kann.

‍

Geheimrezept Empathie

Nebst Melis Liebe zur Abwechslung und zu Herausforderungen bringt sie gleichzeitig ein breites Skillset für den Beruf der Projektleiterin mit. Wie es die Tradition dieser Texte verlangt, ist dies der Ort, an dem die drei wichtigsten Fähigkeiten für den Beruf nochmals aufgelistet werden – auch wenn es sich eigentlich ein bisschen falsch anfühlt, die unzähligen Kompetenzen, die Meli mitbringt, auf nur drei zu reduzieren.

1. Den Wald vor lauter Bäumen nicht verlieren – aka den Überblick behalten: Schon einmal 11 Projekte gleichzeitig geführt? Egal, ob die Antwort nun ja oder nein lautet – klar ist: Das braucht eine gigantische Portion (Selbst-)Organisation. Ob die To-do-Liste nun auf Notion, OneNote oder in den iPhone-Notizen geführt wird, ist eigentlich egal. Wichtig ist nur, dass man sie überhaupt führt. Klingt ganz simpel, ist aber längst nicht für alle ein No-Brainer. 

1. Immer 3 Schritte vorausdenken – und eine passende Lösung für jeden Outcome finden: Als Projektleiterin trägt man die volle Verantwortung fürs Endresultat. Gemäss Meli lebt es sich mit dieser Verantwortung deutlich leichter, wenn man antizipierend denkt. Es hilft, mögliche Szenarien schon auf dem Radar zu haben – damit man beim Eintreffen schnell reagieren kann. Der Schlüssel liegt im Spagat zwischen sinnvoller Antizipation und passender Beratung. Denn grundsätzlich geht es nicht nur darum, alle möglichen Wege auf dem Radar zu haben, sondern die Kund:innen schlussendlich auch auf den optimalen Pfad zu leiten.

1. Kommunikationsskills – angepasst an den Empfänger: Am meisten Zeit von Melis täglicher Office Präsenz nimmt das Koordinieren in Anspruch. Und egal ob diese Koordination digital oder persönlich, intern oder extern oder in einem Einzelgespräch oder im Gruppencall abläuft: Meli kommuniziert ständig mit Menschen. Dass dabei nicht jede Situation denselben Ton, dieselbe Dringlichkeit oder denselben Detaillierungsgrad verlangt, ist für Meli selbstverständlich – aber in Wahrheit eine starke Fähigkeit, die viel Feingefühl braucht.

‍

Kein Wunder also, kann Meli ihren Bachelor in Kommunikation nun Tag für Tag anwenden. Was in der Theorie mit ein bisschen Kommunikation ganz simpel klingt, ist in der Praxis eine grosse Kunst. Denn jede Person kommuniziert anders, nimmt Informationen unterschiedlich auf oder benötigt verschieden viel Kontext. Über alles hinweg schwört Meli deshalb auf ihre Menschenkenntnis und Intuition. So fällt es ihr weder schwer, schnell einen guten Draht zu verschiedensten Charaktertypen herzustellen – auch wenn es dafür mal klare Kommunikation oder konkrete Anweisungen braucht. Und gleichzeitig entgeht ihr bestimmt nie eine passende Situation, um gekonnt ein Witzli in die Runde zu schmeissen.